EN VIGOR A PARTIR DEL 1 de Marzo de 2023
Este Aviso sobre Prácticas de Privacidad (el “Aviso”) le informa sobre las formas en que podemos usar y divulgar su información de salud protegida (“información médica”) y sus derechos y nuestras obligaciones, con respecto al uso y divulgación de su información médica. Este Aviso aplica para Texas Health Action, incluyendo a proveedores y empleados (la “Práctica”).
I.NUESTRAS OBLIGACIONES.
Por Ley estamos obligados a:
II.CÓMO PODEMOS USAR Y DIVULGAR INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED.
Las siguientes categorías describen las distintas razones por las que normalmenteusamos y divulgamos información médica. Estas categorías pretenden ser solo descripciones generales, y no una lista de cada instancia en la que podemos usar o divulgar su información médica. Por favor, entienda que para las siguientes categorías, generalmente la Ley no requiere que obtengamos su autorización para usar o divulgar su información médica.
A.Para Tratamiento. Podemos usar y divulgar información médica sobre ustedpara brindarle tratamiento como parte de la atención médica y para servicios relacionados, incluida la coordinación y administración de su atención médica. Podemos divulgar información médica sobre usted a médicos, enfermeras, otros proveedores de atención médica y personal que brinde o participe en la prestación de atención médica (tanto dentro como fuera de la Práctica). Por ejemplo, si su atención requiere que sea referido o requiere tratamiento brindado por otro médico de una especialidad fuera de la Práctica, podemos proporcionar a ese médico su información médica para ayudar al médico a tratarlo.
B.Para El Pago. Podemos usar y divulgar información médica sobre usted para que podamos facturar y cobrarle a usted, a una compañía de seguros o a un tercero, por los servicios de atención médica brindados. Esto también puede incluir la divulgación de información médica para obtener autorización previa para los tratamientos y los procedimientos de su plan de seguro. Por ejemplo, podemos enviar una solicitud de pago a su compañía de seguros, y dicha solicitud puede tener un código que describa los servicios que se le han prestado. Sin embargo, si paga por un artículo o servicio en su totalidad, de su propio bolsillo, y solicita que no revelemos a su plan de salud la información médica relacionada únicamente a ese artículo o servicio, como se describe más detalladamente en la Sección IV de este Aviso, nos apegaremos a esa restricción de divulgación a menos que la Ley exija lo contrario.
C.Para Operaciones de Atención Médica. Podemos usar y divulgar informaciónmédica sobre usted para completar nuestras operaciones de atención médica. Estos usos y divulgaciones son necesarios para manejar y administrar nuestra práctica, y para promover atención de calidad. Por ejemplo, es posible que necesitemos usar o divulgar su información médica para evaluar la calidad de la atención que recibe o para llevar a cabo ciertas actividades de administración de costos, administración comercial, administración o mejora de la calidad o para proporcionar información a nuestras compañías de seguros.
D.Garantía de Calidad. Es posible que necesitemos usar o divulgar su informaciónmédica para completar nuestros procesos internos, con la finalidad de evaluar y facilitar la prestación de atención de calidad a nuestros pacientes.
E.Análisis de Utilización. Es posible que necesitemos usar o divulgar suinformación médica para realizar un análisis de los servicios que proporcionamos, con la finalidad de evaluar si el nivel adecuado de servicios es recibido, según la condición y el diagnóstico.
F.Certificación y Revisión de Pares. Es posible que necesitemos usar o divulgar suinformación médica con la finalidad revisar las credenciales, títulos y acciones de nuestros proveedores de atención médica.
G.Alternativas de Tratamiento. Podemos usar y divulgar información médica parainformarle o recomendar posibles opciones de tratamiento o alternativas que consideremos puedan ser de su interés.
H.Recordatorios de Citas y Beneficios, y Servicios Relacionados a la Salud. Podemos usar y divulgar información médica, con el fin de comunicarnos con usted para hacerle llegar recordatorios de citas u otra información. El contacto del paciente puede ser vía telefónica, correo convencional, correo electrónico, SMS o de otra manera que podría, (potencialmente) ser escuchado o leído por otros. Podemos usar y divulgar información médica para informarle sobre beneficios o servicios sanitarios que creamos que pueden ser de su interés.
I.Socios Comerciales. Algunos servicios (como facturación o servicios legales)pueden ser proporcionados a o en nombre de nuestra Práctica, a través de contratos con socios comerciales. Cuando se contratan estos servicios, podemos divulgar su información médica a nuestro socio comercial para que así pueda realizar el trabajo hemos solicitado. Sin embargo, para proteger su información médica, requerimos que el socio comercial proteja adecuadamente su información.
J.Personas Involucradas en Su Cuidado o en el Pago por Su Cuidado.Podemos divulgar información médica sobre usted a un amigo o familiar que esté involucrado en su atención médica, así como a alguien que ayude a pagar su atención, pero lo haremos solo según lo permita la Ley Estatal o Federal (con una oportunidad para que usted acepte u objete cuando sea requerido por la Ley), o de acuerdo a su autorización.
K.Según lo Requiera la Ley. Divulgaremos información médica sobre ustedcuando así lo requieran las Leyes o regulaciones Federales, Estatales o locales.
L.Para Evitar una Amenaza de Lesiones a la Salud o la Seguridad. Podemosusar y divulgar información médica sobre usted cuando sea necesario para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente de lesión a su salud, o a su seguridad física, mental o emocional o la seguridad física de otra persona. Dicha divulgación solo se haría al personal médico o al personal encargado de hacer cumplir la Ley.
M.Donación de Órganos y Tejidos. Si usted es un donante de órganos, podemosusar y divulgar información médica a organizaciones que trabajen en la obtención de órganos o el trasplante de órganos, ojos o tejidos o a un banco de donación de órganos según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.
N.Investigación. Podemos usar o divulgar su información médica para fines deinvestigación en determinadas situaciones. La Ley de Texas nos permite divulgar su información médica sin su autorización por escrito al personal calificado para la investigación, pero el personal no puede identificar directa o indirectamente a ningún paciente, en ningún informe de la investigación ni revelar su identidad de ninguna manera. Además, se hará uso de un proceso de aprobación especial para fines de investigación, cuando lo requiera la Ley Estatal o Federal. Por ejemplo, podemos usar o divulgar su información a una Junta de Revisión Institucional u otra junta de privacidad autorizada, para obtener una exención de la autorización bajo la Ley HIPAA. Adicionalmente, podemos usar o divulgar su información médica para fines de investigación si su autorización ha sido obtenida según lo requerido por la Ley, o si la información que proporcionamos a los investigadores es anónima o sin identificación.
O.Militares y Veteranos. Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemosusar y divulgar información médica sobre usted según lo requieran las autoridades militares correspondientes.
P.Compensación Laboral. Podemos divulgar información médica sobre usted,para su programa de compensación laboral o programas similares. Estos programas brindan beneficios para lesiones relacionadas al trabajo. Por ejemplo, si tiene lesiones como resultado de su trabajo, el seguro de compensación laboral o un programa Estatal de compensación para trabajadores pueden ser responsables del pago de su atención, en cuyo caso podríamos estar obligados a proporcionar información a la aseguradora o al programa.
Q.Riesgos Para la Salud Pública. Podemos divulgar información médica sobreusted a las autoridades de salud pública para actividades relacionadas a la salud pública. Como regla general, estamos obligados por Ley a revelar cierto tipo de información a las autoridades de salud pública, como al Departamento de Servicios Estatales de Salud de Texas. El tipo de información generalmente incluye información utilizada para:
R.Actividades de Supervisión Sanitarias. Podemos divulgar información médicaa una agencia de supervisión sanitaria para actividades autorizadas por la Ley. Estas actividades de supervisión incluyen auditorías, investigaciones y procedimientos civiles, administrativos o penales, inspecciones, licencias y acciones disciplinarias, y otras actividades necesarias para la supervisión por parte del gobierno del sistema de atención médica, de ciertos programas de beneficios gubernamentales, ciertas entidades sujetas a regulaciones gubernamentales relacionadas a la información sanitaria y el cumplimiento de las Leyes de derechos civiles.
S.Asuntos Jurídicos. Si usted está involucrado en una demanda o disputa legal,podemos divulgar información médica sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa, citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal. Además de las demandas, puede haber otros procedimientos legales para los que se nos solicite o autorice a usar o divulgar su información médica, como investigaciones de proveedores de atención médica, audiencias competentes sobre individuos o reclamos sobre el pago de tarifas por servicios médicos.
U.Médicos Forenses, Examinadores Médicos y Directores de Funerarias.Podemos divulgar su información médica a un forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte. También podemos divulgar información médica sobre nuestros pacientes a los directores de funerarias según lo requiera para llevar a cabo sus funciones.
V. Reclusos. Si usted es un recluso de alguna institución correccional o está bajo lacustodia de un oficial de la Ley, podemos divulgar información médica sobre usted al personal sanitario de una institución correccional según sea necesario para que la institución le brinde tratamiento médico.
Y.Divulgaciones Electrónicas de Información Médica. Según la Ley de Texas,estamos obligados a notificarle si su información médica está sujeta a divulgación electrónica. Este Aviso sirve como aviso general de que podemos divulgar su información médica electrónicamente para tratamiento, pago u operaciones de atención médica o según lo autorice oexija la Ley Estatal o Federal.
A.Autorizaciones. Existen ocasiones en las que podemos necesitar o querer usarodivulgar su información médica por razones distintas a las mencionadas anteriormente, peropara hacerlo necesitaremos previa autorización. Aparte de lo dispuesto expresamente en estedocumento, cualquier otro uso o divulgación de su información médica requerirá de suautorización específica, por escrito.
B.Notas de Psicoterapia, Marketing y Venta de Información Médica. Lamayoría de los usos y divulgaciones de “notas de psicoterapia”, usos y divulgaciones de información médica con fines de marketing, y divulgaciones que constituyen una “venta de información médica” bajo las Leyes HIPAA requieren de su autorización.
C.Derecho a Revocar la Autorización. Si nos proporciona autorización por escritopara usar o divulgar su información médica para tales fines, puede revocar dicha autorización por escrito, en cualquier momento. Si usted revoca su autorización, ya no usaremos ni divulgaremos su información médica por ninguna de las razones cubiertas en su autorización por escrito. Usted entiende que no podemos retirar ningún uso o divulgación que ya haya sido realizada en base a su autorización, y que estamos obligados a conservar nuestros registros de la atención que le proporcionamos.
IV.SUS DERECHOS CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED.
Las Leyes Federales y Estatales le brindan ciertos derechos con respecto a la informaciónmédica que tenemos sobre usted. A continuación se muestra un resumen de estos derechos.
A.Derecho a Inspeccionar y Copiar. En la mayoría de las circunstancias, ustedtiene derecho a inspeccionar y/o copiar la información médica suya, que tenemos en nuestra posesión, que generalmente incluye sus registros médicos y de facturación. Para inspeccionar ocopiar su información médica, debe enviar su solicitud por escrito al Oficial de HIPAA de la Práctica, a través de la dirección que se indica en la Sección VI más adelante.
Si solicita una copia de su información, podemos cobrar una tarifa por los costos de copia, envío por correo o por ciertos suministros asociados con su solicitud. La tarifa que podemos cobrar será la cantidad permitida por la Ley Estatal.
Si la información médica solicitada, se mantiene en un formato electrónico (por ejemplo, como parte de un registro médico electrónico, registro de facturación electrónica u otro grupo de registros llevados por la Práctica, utilizados para tomar decisiones sobre usted) y usted solicita una copia electrónica de dicha información, entonces le proporcionaremos la información médica solicitada en el formato solicitado y en forma electrónica, si es fácilmente producible en esa forma y formato. Si no es fácilmente producible en la forma y formato electrónico solicitado, proporcionaremos acceso en una forma y formato electrónico legible según lo acordado por la Práctica y usted.
En determinadas circunstancias, muy limitadas permitidas por la Ley, podemos denegar su solicitud para revisar o copiar su información médica. Le entregaremos tal denegación por escrito. Si se le niega el acceso a la información médica, puede solicitar que dicha denegación sea revisada. Otro profesional de atención médica con licencia, elegido por la Práctica revisará su solicitud y la denegación. La persona que realiza la revisión no será la misma persona que denegó su solicitud. Acataremos el resultado de la revisión.
B.Derecho de Enmienda. Si considera que la información médica que tenemossobre usted es incorrecta o incompleta, puede solicitarnos que sea modificada. Usted tiene el derecho de solicitar una enmienda mientras la Práctica tenga la información. Para solicitar una enmienda, su solicitud debe hacerse por escrito y enviarse al Oficial de HIPAA a la dirección indicada en la Sección VI más adelante. En su solicitud, debe proporcionar una razón de porqué desea esta enmienda. Si aceptamos su solicitud, se lo notificaremos por escrito.
Podemos denegar su solicitud de enmienda si no se hace por escrito o no incluye una razón que sustente la solicitud. Además, podemos denegar su solicitud si usted nos pide que enmendemos información que (i) no fue creada por nosotros (a menos que proporcione una base razonable para afirmar que la persona u organización que creó la información ya no está disponible para actuar sobre la enmienda solicitada), (ii) no es parte de la información poseída por la Práctica, (iii) no es parte de la información usted tendría permitido inspeccionar y copiar, o(iv) es precisa y completa. Si denegamos su solicitud, se lo notificaremos por escrito.
C.Derecho a un Registro de Divulgaciones. Usted tiene el derecho de solicitarun “registro de divulgaciones” de su información médica. Esta, es una lista de las divulgaciones que hemos realizado hasta seis años previos a la fecha de la solicitud de su información médica, pero no incluye divulgaciones para Tratamientos, Pagos u Operaciones de Atención Médica (como se describe en las Secciones II A, B y C de este Aviso) o divulgaciones realizadas en conformidad con su autorización (como se describe en la Sección III de este Aviso), o ciertas otras divulgaciones.
Si realizamos divulgaciones a través de un sistema de registros médicos electrónicos (EHR por sus siglas en inglés), usted puede tener un derecho adicional a un registro de divulgaciones para Tratamientos, Pagos y Salud
Operaciones de Atención. Póngase en contacto con el Oficial de HIPAA de la Práctica a través de la dirección establecida en la Sección VI a continuación, para obtener más información sobre si hemos implementado un EHR y la fecha de vigencia, en caso de haberla, de cualquier derecho adicional a un registro de las divulgaciones realizadas a través de un EHR, para fines de Tratamientos, Pagos u Operaciones de Atención Médica.
Para solicitar una lista de registro, debe enviar su solicitud por escrito al Oficial HIPAA de la Práctica a través de la dirección establecida en la Sección VI más adelante.
Su solicitud debe indicar un período de tiempo, que no puede ser mayor a seis años (o más de tres años para Tratamientos, Pagos y las divulgaciones de Operaciones de Atención Médica realizadas a través de un EHR, si corresponde) y no puede incluir fechas previas al 14 de abril de 2003. Su solicitud debe indicar en qué formato desea la lista (por ejemplo, en papel oelectrónicamente). La primera lista que solicite dentro de un período de doce meses serágratuita. Para listas adicionales, podemos cobrarle una tarifa razonable por los costos deproporcionar la lista. Le notificaremos el costo y puede optar por retirar o modificar su solicituden ese momento, antes de que se sea incurrido en los costos.
D.Derecho a Solicitar Restricciones. Tiene derecho a solicitar una restricción olimitación de la información médica que usamos o divulgamos sobre usted para tratamientos, pagos u operaciones de atención médica. También tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de la información médica que divulgamos sobre usted, a alguien que esté involucrado en su cuidado o en el pago de su atención, como un familiar o amigo.
Excepto como es descrito específicamente en este Aviso a continuación, no estamos obligados a aceptar su solicitud de restricción o limitación. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud a menos que la información sea necesaria para proporcionar tratamiento de emergencia. Además, existen ciertas situaciones en las que no podremos aceptar su solicitud, como cuando la Ley nos exija usar o divulgar su información médica. Para solicitar restricciones, debe hacer su solicitud por escrito al Oficial de HIPAA de la Práctica a través de la dirección indicada en la Sección VI de este Aviso, más adelante. En su solicitud, usted debe decir específicamente qué información desea limitar, si desea limitar nuestro uso, divulgación o ambos, y a quién desea que se apliquen los límites.
Como ya fue indicado, en la mayoría de los casos no tenemos que estar de acuerdo con su solicitud de restricciones sobre las divulgaciones que de lo contrario, están permitidas. Sin embargo, si usted u otra persona (que no sea un plan de salud) paga en su nombre, por un artículo o servicio en su totalidad, de su bolsillo, y usted solicita que la información médica relacionada únicamente a ese artículo o servicio no sea divulgada a un plan de salud para fines de pagos u operaciones de atención médica, entonces estaremos obligados a cumplir con dicha solicitud de restricción a menos que la divulgación sea requerida por la Ley. Debe tener en cuenta que tales restricciones pueden tener consecuencias no deseadas, particularmente si otros proveedores necesitan conocer esa información (como una farmacia que surte una prescripción). Será su obligación notificar a cualquier otro proveedor sobre esta restricción. Además, tal restricción puede afectar la decisión de su plan de salud de pagar por la atención relacionada, que tal vez usted no quiera pagar de su bolsillo (y que no estaría sujeta a la restricción).
E.Derecho a Solicitar Comunicaciones Confidenciales. Usted tiene derecho asolicitar que nos comuniquemos con usted para tratar asuntos médicos de cierta manera o en un lugar determinado. Por ejemplo, puede pedir que solo nos comuniquemos con usted en casa, no en su trabajo o, por el contrario, solo en el trabajo y no en casa. Para solicitar dichas comunicaciones confidenciales, debe realizar su solicitud a la Práctica, por escrito.
No le preguntaremos acerca del motivo de su solicitud, y haremos todo lo posible para satisfacer todas las solicitudes razonables, aunque existen algunas solicitudes con las que no podremos cumplir. Su solicitud debe especificar cómo y dónde usted desea ser contactado.
F.Derecho a una Copia Impresa/en Físico de este Aviso. Usted tiene derecho auna copia impresa/en físico de este Aviso. Usted puede solicitarnos una copia de este Aviso en cualquier momento. Para obtener una copia de este Aviso, debe hacer su solicitud por escrito al Oficial de HIPAA de la Práctica, a través de la dirección establecida en la Sección VI, más adelante.
G.Derecho a Notificación de Incumplimiento. En determinados casos, podemosestar obligados a notificarle (y potencialmente a otras partes) si notamos que su información médica ha sido divulgada incorrectamente, o está sujeta a un “incumplimiento” según lo definido y/o requerido por la Ley HIPAA y la Ley Estatal aplicable.
V.CAMBIOS A ESTE AVISO.
Nos reservamos el derecho de cambiar este Aviso en cualquier momento, junto connuestras políticas y prácticas de privacidad. Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el Aviso revisado o modificado para la información médica que ya poseemos sobre usted, así como cualquier información que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia del aviso actual, junto con un anuncio indicando que han sido realizado cambios, según corresponda, en nuestra oficina. Cuando se hayan sido realizados cambios en el Aviso, usted puede obtener una copia revisada enviando una carta al Oficial de HIPAA de la Práctica, a través de la dirección que se indica en la Sección VI a continuación, o solicitándole a la recepcionista de la oficina una copia actualizada del Aviso.
VI.RECLAMOS.
Si cree que los derechos de privacidad descritos en este Aviso le han sido violados,puede presentar un reclamo ante la Práctica a la siguiente dirección, correo electrónico o número de teléfono:
Texas Health Action
Attn: Oficial de HIPAA
compliance@texashealthaction.org
101 W. Koenig Ln., Suite 300 Austin, TX 78751
1-833-937-5463
Para presentar un reclamo, puede llamar o enviar una carta por escrito. La Práctica no tomará represalias contra ninguna persona que presente una queja. También puede presentar una queja ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.
Adicionalmente, si usted tiene alguna pregunta sobre este Aviso, comuníquese con el Oficial de la Ley HIPAA de la Práctica a la dirección o número de teléfono ya mencionado.
