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EN VIGOR A PARTIR DEL 1 DE MARZO DE 2023
Esta Notificación de Prácticas de Privacidad (la "Notificación") le informa sobre las formas en que podemos usar y divulgar su información médica protegida ("información médica") y sus derechos y nuestras obligaciones en relación con el uso y la divulgación de su información médica. Este Aviso se aplica a Texas Health Action, incluyendo a sus proveedores y empleados (la "Práctica").
I. NUESTRAS OBLIGACIONES.
La ley nos obliga a ello:
II. CÓMO PODEMOS USAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED.
Las siguientes categorías describen las diferentes razones por las que típicamente usamos y revelamos información médica. Estas categorías pretenden ser sólo descripciones generales, y no una lista de cada instancia en la que podemos usar o revelar su información médica. Por favor, comprenda que para estas categorías, la ley generalmente no requiere que obtengamos su autorización para que podamos usar o divulgar su información médica.
A. Para tratamiento. Podemos utilizar y revelar información médica sobre ti para proporcionarte tratamiento sanitario y servicios relacionados, incluida la coordinación y gestión de tu asistencia sanitaria. Podemos revelar información médica sobre ti a médicos, enfermeras, otros proveedores de asistencia sanitaria y personal que te preste o participe en la prestación de asistencia sanitaria (tanto dentro como fuera del Consultorio). Por ejemplo, en caso de que tu asistencia requiera la derivación o el tratamiento por parte de otro médico de una especialidad ajena al Consultorio, podemos facilitar a ese médico tu información médica para ayudarle en su tratamiento.
B. Para el pago. Podemos utilizar y revelar información médica sobre ti para que o podamos facturarte y cobrarte a ti, a una compañía de seguros o a un tercero por los servicios sanitarios que prestamos. Esto también puede incluir la divulgación de información médica para obtener autorización previa para tratamientos y procedimientos de tu plan de seguros. Por ejemplo, podemos enviar una reclamación de pago a tu compañía de seguros, y esa reclamación puede tener un código que describa los servicios que se te han prestado. Sin embargo, si pagas un artículo o servicio en su totalidad, de tu bolsillo, y solicitas que no divulguemos a tu plan de salud la información médica relacionada únicamente con ese artículo o servicio, como se describe con más detalle en el apartado IV de este Aviso, cumpliremos esa restricción de divulgación a menos que la ley exija lo contrario.
C. Para las operaciones de atención de la salud. Podemos usar y divulgar información médica sobre usted para nuestras operaciones de atención médica. Estos usos y divulgaciones son necesarios para operar y administrar nuestra práctica y para promover la calidad de la atención. Por ejemplo, es posible que necesitemos usar o divulgar su información médica para evaluar la calidad de la atención que recibe o para llevar a cabo ciertas actividades de gestión de costos, gestión de negocios, administrativas o de mejora de la calidad o para proporcionar información a nuestras compañías de seguros.
D. Garantía de calidad. Es posible que necesitemos utilizar o divulgar tus datos médicos para nuestros procesos internos con el fin de evaluar y facilitar la prestación de una atención de calidad a nuestros pacientes.
E. Revisión de la utilización. Puede que necesitemos utilizar o divulgar tus datos médicos para realizar una revisión de los servicios que prestamos, con el fin de evaluar si se recibe el nivel de servicios adecuado, según la afección y el diagnóstico.
F. Credenciales y revisión por pares. Es posible que necesitemos usar o divulgar su información médica para poder revisar las credenciales, calificaciones y acciones de nuestros proveedores de atención médica.
G. Alternativas de tratamiento. Podemos utilizar y revelar información médica para informarte o recomendarte posibles opciones o alternativas de tratamiento que creamos que puedan interesarte.
H. Recordatorios de citas y prestaciones y servicios relacionados con la salud. Podemos utilizar y revelar información médica para ponernos en contacto contigo con el fin de recordarte tus citas y facilitarte otra información. El contacto con el paciente puede ser por teléfono, correo postal, correo electrónico, SMS o cualquier otro medio que (potencialmente) pueda ser escuchado o leído por otras personas. Podemos utilizar y revelar información médica para informarte sobre prestaciones o servicios relacionados con la salud que creamos que puedan interesarte.
I. Asociados comerciales. Hay algunos servicios (como la facturación o los servicios jurídicos) que pueden prestarse a nuestro Consultorio o en su nombre a través de contratos con socios comerciales. Cuando se contratan estos servicios, podemos revelar tus datos médicos a nuestro socio comercial para que pueda realizar el trabajo que le hemos encomendado. Sin embargo, para proteger tu información médica, exigimos al socio comercial que salvaguarde adecuadamente tu información.
J. Personas implicadas en tu asistencia o en el pago de la misma. Podemos revelar información médica sobre ti a un amigo o familiar que participe en tu asistencia sanitaria, así como a alguien que ayude a pagar tu asistencia, pero sólo lo haremos según lo permitan las leyes estatales o federales (con la oportunidad de que aceptes u objetes cuando lo exija la ley), o de acuerdo con tu autorización previa.
K. Por imperativo legal. Divulgaremos información médica sobre ti cuando así lo exijan las leyes o reglamentos federales, estatales o locales.
L. Para Evitar una Amenaza Inminente de Lesión para la Salud o la Seguridad. Podemos utilizar y revelar información médica sobre ti cuando sea necesario para evitar o disminuir una amenaza grave e inminente de daño a tu salud o seguridad física, mental o emocional o a la seguridad física de otra persona. Dicha divulgación sólo se haría a personal médico o policial.
M. Donación de órganos y tejidos. Si eres donante de órganos, podemos utilizar y revelar información médica a organizaciones que se ocupan de la obtención de órganos o del trasplante de órganos, ojos o tejidos, o a un banco de donación de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.
N. Investigación. Podemos utilizar o divulgar tu información médica con fines de investigación en determinadas situaciones. La ley de Texas nos permite revelar tu información médica sin tu autorización por escrito a personal cualificado para la investigación, pero el personal no puede identificar directa o indirectamente a un paciente en ningún informe de la investigación ni revelar su identidad de ninguna otra manera. Además, se utilizará un proceso de aprobación especial para fines de investigación, cuando lo exija la legislación estatal o federal. Por ejemplo, podemos utilizar o revelar tus datos a una Junta de Revisión Institucional u otra junta de privacidad autorizada para obtener una exención de autorización conforme a la HIPAA. Además, podemos utilizar o divulgar tu información médica con fines de investigación si se ha obtenido tu autorización cuando lo exija la ley, o si la información que facilitamos a los investigadores está "desidentificada".
O. Militares y Veteranos. Si eres miembro de las fuerzas armadas, podemos utilizar y divulgar información médica sobre ti según lo requieran las autoridades militares competentes.
P. Indemnización laboral. Podemos revelar información médica sobre ti para tu programa de compensación laboral o similar. Estos programas proporcionan prestaciones por lesiones relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, si tienes lesiones derivadas de tu empleo, el seguro de indemnización por accidentes de trabajo o un programa estatal de indemnización por accidentes de trabajo pueden ser responsables del pago de tus cuidados, en cuyo caso podríamos estar obligados a facilitar información a la aseguradora o al programa.
Q. Riesgos para la salud pública. Podemos revelar información médica sobre ti a las autoridades de salud pública para actividades de salud pública. Como norma general, la ley nos obliga a revelar ciertos tipos de información a las autoridades de salud pública, como el Departamento de Servicios de Salud del Estado de Texas. Los tipos de información generalmente incluyen la información utilizada:
Para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o incapacidades (incluyendo el reporte de una enfermedad o lesión en particular).
R. Actividades de supervisión sanitaria. Podemos revelar información médica a un organismo de supervisión sanitaria para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen auditorías, investigaciones y procedimientos civiles, administrativos o penales, inspecciones, concesión de licencias y acciones disciplinarias, y otras actividades necesarias para que el gobierno supervise el sistema de asistencia sanitaria, determinados programas gubernamentales de prestaciones, determinadas entidades sujetas a la normativa gubernamental relacionada con la información sanitaria, y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.
S. Asuntos legales. Si estás implicado en un pleito o litigio, podemos revelar información médica sobre ti en respuesta a una orden judicial o administrativa, citación, solicitud de presentación de pruebas u otro proceso legal. Además de los pleitos, puede haber otros procedimientos legales para los que se nos exija o autorice a utilizar o revelar tus datos médicos, como investigaciones de proveedores de asistencia sanitaria, vistas de competencia de personas o reclamaciones sobre el pago de honorarios por servicios médicos.
T. Cumplimiento de la Ley, Seguridad Nacional y Actividades de Inteligencia. En circunstancias limitadas, podemos revelar tu información médica si nos lo piden los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley, o si la ley nos obliga a hacerlo para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente de daño a tu salud o seguridad física, mental o emocional, o a la seguridad física de otra persona. Podemos revelar información médica sobre ti a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contraespionaje y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley. Por ejemplo:
U. Forenses, médicos forenses y directores de funerarias. Podemos revelar tus datos médicos a un médico forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte. También podemos revelar información médica sobre nuestros pacientes a directores de funerarias, según sea necesario para el desempeño de sus funciones.
V. Reclusos. Si eres recluso de una institución penitenciaria o estás bajo custodia de un funcionario encargado de hacer cumplir la ley, podemos revelar información médica sobre ti al personal sanitario de una institución penitenciaria, según sea necesario para que la institución te proporcione tratamiento sanitario.
W. Comercialización de servicios sanitarios relacionados. Podemos utilizar o revelar tus datos médicos para enviarte comunicaciones sobre tratamientos u operaciones sanitarias relativas a alternativas de tratamiento u otros productos o servicios relacionados con la salud. Podemos proporcionarte dichas comunicaciones en los casos en los que recibamos una remuneración económica de un tercero a cambio de realizar la comunicación sólo con tu autorización específica, a menos que la comunicación: (i) se realice cara a cara por el Consultorio contigo, (ii) consista en un regalo promocional de valor nominal proporcionado por el Consultorio, o (iii) esté permitida por la ley de otro modo. Si la comunicación comercial implica una remuneración económica y se requiere una autorización, ésta debe indicar que se trata de dicha remuneración. Además, si utilizamos o revelamos información para enviar una comunicación de marketing escrita (según la definición de la ley de Texas) por correo, la comunicación debe enviarse en un sobre que muestre únicamente el nombre y las direcciones del remitente y el destinatario y debe (i) indicar el nombre y el número de teléfono gratuito de la entidad que envía la comunicación de marketing; y (ii) explicar el derecho del destinatario a que se elimine su nombre de la lista de correo del remitente.
X. Recaudación de fondos. Podemos utilizar o divulgar ciertas cantidades limitadas de tu información médica para enviarte material de recaudación de fondos. Tienes derecho a optar por no recibir dichas comunicaciones de recaudación de fondos. Cualquier material de recaudación de fondos que se te envíe contendrá instrucciones claras y visibles sobre cómo puedes optar por no recibir dichas comunicaciones en el futuro.
Y. Divulgación electrónica de información médica. Según la legislación de Texas, estamos obligados a notificarte si tu información médica está sujeta a divulgación electrónica. Este Aviso sirve como notificación general de que podemos divulgar electrónicamente tu información médica para tratamientos, pagos u operaciones de asistencia sanitaria o según lo autorice o exija la legislación estatal o federal.
III. OTROS USOS DE LA INFORMACIÓN MÉDICA
A. Autorizaciones. Hay ocasiones en las que podemos necesitar o querer utilizar o revelar tus datos médicos por motivos distintos de los indicados anteriormente, pero para ello necesitaremos tu autorización previa. Salvo lo dispuesto expresamente en el presente documento, cualquier otro uso o divulgación de tus datos médicos requerirá tu autorización específica por escrito.
B. Notas de psicoterapia, marketing y venta de información médica. La mayoría de los usos y divulgaciones de "notas de psicoterapia", usos y divulgaciones de información médica con fines de marketing y divulgaciones que constituyen una "venta de información médica" según la HIPAA requieren tu autorización.
C. Derecho a revocar la autorización. Si nos autorizas por escrito a utilizar o revelar tus datos médicos para esos otros fines, puedes revocar esa autorización por escrito en cualquier momento. Si revocas tu autorización, dejaremos de utilizar o divulgar tu información médica por los motivos contemplados en tu autorización escrita. Entiendes que no podemos retirar ningún uso o divulgación que ya hayamos hecho basándonos en tu autorización, y que estamos obligados a conservar nuestros registros de la atención que te hemos prestado.
IV. SUS DERECHOS CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED.
Las leyes federales y estatales le otorgan ciertos derechos con respecto a la información médica que tenemos sobre usted. El siguiente es un resumen de esos derechos.
A. Derecho de inspección y copia. En la mayoría de las circunstancias, tienes derecho a inspeccionar y/o copiar tu información médica que tengamos en nuestro poder, lo que generalmente incluye tus registros médicos y de facturación. Para inspeccionar o copiar tu información médica, debes presentar tu solicitud por escrito al Responsable de la HIPAA del Consultorio, en la dirección indicada en el Apartado VI.
Si solicita una copia de su información, podemos cobrarle una tarifa por los costos de copia, envío o ciertos suministros asociados con su solicitud. La tarifa que podemos cobrar será la cantidad permitida por la ley estatal.
Si su información médica solicitada se mantiene en un formato electrónico (por ejemplo, como parte de un registro médico electrónico, registro electrónico de facturación u otro grupo de registros mantenidos por el Consultorio que se utiliza para tomar decisiones sobre usted) y usted solicita una copia electrónica de esta información, entonces le proporcionaremos la información médica solicitada en la forma y formato electrónicos solicitados, si es fácilmente producible en esa forma y formato. Si no se puede producir fácilmente en la forma y formato electrónicos solicitados, le proporcionaremos acceso en una forma y formato electrónicos legibles según lo acordado por la Práctica y usted.
En ciertas circunstancias muy limitadas permitidas por la ley, podemos denegar su solicitud de revisar o copiar su información médica. Le daremos dicha denegación por escrito. Si se le niega el acceso a la información médica, puede solicitar que se revise la denegación. Otro profesional de la salud con licencia elegido por el consultorio revisará su solicitud y la denegación. La persona que lleve a cabo la revisión no será la persona que denegó su solicitud. Nosotros acataremos el resultado de la revisión.
B. Derecho de rectificación. Si crees que la información médica que tenemos sobre ti es incorrecta o incompleta, puedes pedirnos que la modifiquemos. Tienes derecho a solicitar una modificación mientras el Consultorio conserve la información. Para solicitar una modificación, debes hacerlo por escrito y presentarla al responsable de la HIPAA en la dirección que figura en el apartado VI. En tu solicitud, debes indicar el motivo por el que deseas esta modificación. Si aceptamos tu solicitud, te lo notificaremos por escrito.
Podemos denegar su solicitud de enmienda si no está por escrito o no incluye una razón para apoyar la solicitud. Además, podemos denegar su solicitud si nos pide que enmendemos información que (i) no haya sido creada por nosotros (a menos que usted proporcione una base razonable para afirmar que la persona u organización que creó la información ya no está disponible para actuar en la enmienda solicitada), (ii) no es parte de la información que mantiene el Consultorio, (iii) no es parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar, o (iv) es exacta y completa. Si denegamos su solicitud, le notificaremos por escrito dicha denegación.
C. Derecho a un informe de divulgaciones. Tienes derecho a solicitar una "relación de divulgaciones" de tu información médica. Se trata de una lista de las divulgaciones que hemos realizado durante un máximo de seis años antes de la fecha de tu solicitud de tu información médica, pero no incluye las divulgaciones para Tratamiento, Pago u Operaciones Sanitarias (como se describe en las Secciones II A, B y C de este Aviso) ni las divulgaciones realizadas en virtud de tu autorización específica (como se describe en la Sección III de este Aviso), ni algunas otras divulgaciones.
Si hacemos revelaciones a través de un sistema electrónico de registros de salud (EHR), usted puede tener un derecho adicional a una contabilidad de las revelaciones para el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica. Por favor, póngase en contacto con el Oficial de HIPAA de la Práctica en la dirección establecida en la Sección VI a continuación para obtener más información con respecto a si hemos implementado un EHR y la fecha efectiva, si la hay, de cualquier derecho adicional a una contabilidad de las divulgaciones hechas a través de un EHR para los propósitos de Tratamiento, Pago, o Operaciones de Cuidado de la Salud.
Para solicitar una lista de contabilidad, debe presentar su solicitud por escrito al funcionario de la HIPAA de la práctica en la dirección que se indica en la sección VI a continuación.
Su solicitud debe indicar un período de tiempo, que no puede ser mayor de seis años (o mayor de tres años para las divulgaciones de tratamiento, pago y operaciones de atención de la salud realizadas a través de un EHR, si procede) y no puede incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003. Su solicitud debe indicar en qué forma desea la lista (por ejemplo, en papel o electrónicamente). La primera lista que solicite dentro de un período de doce meses será gratuita. Si solicita listas adicionales, es posible que le cobremos una tarifa razonable por los gastos de suministro de la lista. Le notificaremos el costo y usted podrá optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento antes de que se incurra en cualquier costo.
D. Derecho a solicitar restricciones. Tienes derecho a solicitar una restricción o limitación de la información médica que utilizamos o revelamos sobre ti para tratamientos, pagos u operaciones de asistencia sanitaria. También tienes derecho a solicitar una restricción o limitación de la información médica que revelemos sobre ti a alguien que participe en tu asistencia o en el pago de la misma, como un familiar o amigo.
Salvo en los casos que se describen específicamente a continuación en esta notificación, no estamos obligados a aceptar su solicitud de restricción o limitación. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud a menos que la información sea necesaria para proporcionar un tratamiento de emergencia. Además, hay ciertas situaciones en las que no podremos aceptar su solicitud, como cuando la ley nos exige que usemos o divulguemos su información médica. Para solicitar restricciones, usted debe hacer su solicitud por escrito al Oficial de HIPAA de la Práctica a la dirección que aparece en la Sección VI de este Aviso a continuación. En su solicitud, debe indicarnos específicamente qué información desea limitar, si desea que limitemos nuestro uso, divulgación o ambos, y a quién desea que se apliquen los límites.
Como se ha indicado anteriormente, en la mayoría de los casos no tenemos que acceder a su solicitud de restricciones sobre las divulgaciones que de otro modo están permitidas. Sin embargo, si usted paga u otra persona (que no sea un plan de salud) paga en su nombre un artículo o servicio en su totalidad, de su bolsillo, y usted solicita que no divulguemos la información médica relacionada únicamente con ese artículo o servicio a un plan de salud con el fin de realizar el pago o las operaciones de atención médica, entonces estaremos obligados a cumplir con esa solicitud de restricción a menos que la divulgación sea requerida de otra manera por la ley. Debe tener en cuenta que esas restricciones pueden tener consecuencias no deseadas, en particular si otros proveedores necesitan conocer esa información (como una farmacia que despacha una receta). Será su obligación notificar a esos otros proveedores de esta restricción. Además, dicha restricción puede afectar la decisión de su plan de salud de pagar la atención relacionada que usted no quiera pagar de su bolsillo (y que no estaría sujeta a la restricción).
E. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Tienes derecho a solicitar que nos comuniquemos contigo sobre asuntos médicos de una determinada manera o en un determinado lugar. Por ejemplo, puedes pedir que sólo nos pongamos en contacto contigo en casa y no en el trabajo o, a la inversa, sólo en el trabajo y no en casa. Para solicitar este tipo de comunicaciones confidenciales, debes dirigir tu solicitud al Consultorio por escrito.
No le preguntaremos la razón de su petición, y haremos todo lo posible para acomodar todas las peticiones razonables, pero hay algunas peticiones que no podremos cumplir. Su solicitud debe especificar cómo y dónde desea que nos pongamos en contacto con usted.
F. Derecho a una copia en papel de este Aviso. Tienes derecho a una copia en papel de este Aviso. Puedes pedirnos que te entreguemos una copia de este Aviso en cualquier momento. Para obtener una copia de este Aviso, debes dirigir tu solicitud por escrito al Responsable de la HIPAA del Consultorio, a la dirección indicada en la Sección VI siguiente.
G. Derecho a notificación de infracción. En determinados casos, podemos estar obligados a notificártelo (y potencialmente a otras partes) si tenemos conocimiento de que tu información médica ha sido divulgada indebidamente o ha sido objeto de una "infracción", tal como se define en la HIPAA y en la legislación estatal aplicable, o tal como éstas exigen.
V. CAMBIOS EN ESTE AVISO.
Nos reservamos el derecho de cambiar este aviso en cualquier momento, junto con nuestras políticas y prácticas de privacidad. Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el Aviso revisado o modificado para la información médica que ya tenemos sobre usted, así como para cualquier información que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia de la notificación actual, junto con un anuncio de que se han realizado cambios, según corresponda, en nuestra oficina. Cuando se hayan realizado cambios en el Aviso, puede obtener una copia revisada enviando una carta al Funcionario de HIPAA de la Práctica a la dirección indicada en la Sección VI a continuación o solicitando a la recepcionista de la oficina una copia actualizada del Aviso.
VI. QUEJAS.
Si usted cree que sus derechos de privacidad, tal como se describen en esta notificación, han sido violados, puede presentar una queja a la práctica en la siguiente dirección, correo electrónico o número de teléfono:
Acción Sanitaria de Texas
Attn: Responsable HIPAA
compliance@texashealthaction.org
101 West Koenig LN, Ste. 300, Austin TX 78751
833-937-5463
Para presentar una queja, puede llamar o enviar una carta escrita. La Clínica no tomará represalias contra ningún individuo que presente una queja. También puede presentar una queja ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.
Además, si tiene alguna pregunta sobre este aviso, por favor contacte al oficial de HIPAA de la práctica en la dirección o el número de teléfono que aparece arriba.
